CKC & partners
Voor CKC & partners hebben we een maatwerk website en softwarekoppelingen gemaakt. Hierbij is het aanmeldproces vereenvoudigd door onder andere goede API's en koppelingen met de bestaande systemen.
Benieuwd hoe wij dat gedaan hebben? Lees hieronder de casus!
Over CKC & partners
CKC & partners is het centrum voor kunst en cultuur in Zoetermeer. Veel Zoetermeerders hebben hier bijvoorbeeld dans-, gitaar- of zangles gekregen.
Leerlingen hebben de keuze uit meer dan 170 verschillende cursussen, lessen of workshops. Deze worden gegeven door eigen personeel, maar soms ook door partners.
De casus
Het CKC wilde graag een nieuwe website, waarbij gebruikersgemak voor de cursist op plek 1 stond. Het zoeken naar nieuwe opleidingen moest zeer vloeiend gaan. Daarbij was er gelijk de behoefte aan een zeer gebruiksvriendelijk aanmeldsysteem. Het vorige systeem herkende namelijk geen voorgaande inschrijvingen, waardoor leerlingen zich moesten heraanmelden alsof ze een nieuwe leerling waren.
Ook waren er geen softwarekoppelingen met hun interne systemen, zoals Microsoft Navison. Om die reden moesten er veel administratieve taken handmatig worden verwerkt. Dat was geen probleem als het langdurende lessen waren, maar het werd een dagtaak omdat er ook steeds meer korte lessen en workshops in het aanbod bijkwamen. Dat proces duurde erg lang en was ook foutgevoelig.
De uitdagingen
Een maatwerk website en softwarekoppelingen maken is niet eenvoudig, waardoor er ook wel eens iets mis gaat. Fluxility is een betrouwbare partner die altijd kritisch terugkijkt op het proces. Gemaakte fouten corrigeren we en proberen we in de toekomst te voorkomen.
Een uitdaging in het proces was goede communicatie. In het begin was het namelijk nogal 'zoeken' naar de juiste wijze van communicatie, omdat het soms stroef liep. Er waren namelijk veel partijen en stakeholders betrokken, wat communicatie in het begin onduidelijk maakte. Om dat op te lossen is er een projectmanager aangesteld die intensiever contact had met het CKC. Daarna verliep de communicatie naar grote tevredenheid.
Nog een uitdaging was het verkrijgen van de juiste documentatie bij derden. Fluxility heeft hier een grote rol in gespeeld, ondanks dat dit buiten de scope van de opdracht lag.
"Het bijwerken van de administratie duurde erg lang en was ook nogal foutgevoelig." - Yolanda, projectleider Marketing, Verkoop & Communicatie
De oplossing
Fluxility heeft een prachtige website gemaakt op basis van Django. Hierbij werden gelijk softwarekoppelingen gemaakt met Navison, zodat het cursusaanbod gelijk synchroniseerde met de website. Dit scheelde veel tijd en moeite. De cursisten kunnen nu inloggen met hun eigen CKC-ID, waardoor ze eenvoudig kunnen heraanmelden voor eerder gevolgde lessen. Ze hoeven daarbij niet hun gegevens opnieuw in te voeren, omdat die al gelinkt staan aan hun account.
In het account staat een handig overzicht van gegevens, zoals de inschrijvingen en betalingsgegevens. Ouders kunnen gezinsleden toevoegen en individueel inschrijven voor lessen.
De vernieuwde website met softwarekoppelingen scheelt het CKC een hoop kopzorgen. Het administratieproces is namelijk veel gestroomlijnder en eenvoudiger gemaakt, zowel voor het CKC als de leerlingen.
De voorbereiding
Voordat we begonnen werd er een duidelijk adviesrapport opgesteld. Dit rapport bevatte 66 pagina's en had als doel om het huidige en gewenste softwarelandschap goed in kaart te brengen. Het voordeel daarvan is dat het zowel voor de klant als voor ons heel duidelijk is wat er gedaan moet worden om tot een succesvolle afronding te komen. Daarnaast werd documentatie bij derden opgevraagd en werden doelgroepen in kaart gebracht.
Ook werd de gewenste oplossing duidelijk in kaart gebracht, samen met enkele doelen. Dat waren:
- De klantervaring verbeteren door eenvoudiger te kunnen zoeken en aanmelden
- Eenvoudiger kunnen heraanmelden door middel van een eigen CKC-ID
- Het automatiseren van een aantal administratieve processen
De uitvoering
Nadat de opdracht duidelijk in kaart was gebracht gingen we aan de slag! In het proces werken we nauw samen met onze klant. We leveren producten in "sprints" af. Er zijn dan meerdere meetmomenten waarin we elke keer een deelproduct opleveren.
Een groot gedeelte van de software is geschreven in Python, een populaire programmeertaal die krachtige en schone code oplevert. Het CMS is Django, een open source framework dat eveneens geschreven is in Python. Het vormt een ideale basis voor elk Python project.
Voor de betalingen is een koppeling gemaakt met iDeal via Mollie.
Het resultaat
Na maanden van samenwerking was het moment dan eindelijk daar, de oplevering! Uiteraard hebben we eerst de tijd genomen om alles goed te testen. Dat deden we samen met de klant én leerlingen van het CKC & partners. Het CKC nodigde namelijk continu klantgroepen uit die de nieuwe website testte. Hun feedback is gebruikt om het eindproduct te verbeteren.
Het eindproduct is een goede softwareoplossing, waarbij de vooraf geschetste doelstellingen behaald zijn. Leerlingen loggen eenvoudig in met hun CKC-account. Het gebruikersgemak is flink verbeterd! Ook voor het CKC is de softwareoplossing een mooie stap. Het administratieproces is nu minder foutgevoelig en een groot gedeelte is geautomatiseerd.
"Het was erg mooi toen alles op z'n plek viel en de website werd gelanceerd. De driehoek van samenwerking was daarin noemenswaardig. CKC & partners, de klantgroepen en Fluxility hebben goed samengewerkt en hebben zo een mooi product opgeleverd"