Van digitaal formulier naar bruikbare data voor de hele keten
Voor Techniek Nederland ontwikkelen en verbeteren we de 'Formulieren-app'.
Opdrachtgever: Techniek Nederland
Rol Fluxility: advies, datadefinities en softwareontwikkeling
Toepassing: digitale formulieren voor de installatiesector
Status: live en in doorontwikkeling
Leg vrijblijvend jouw casus voor
Bekijk alle DigiGo projecten
Een formulier digitaliseren is niet genoeg
Een papieren formulier omzetten naar een aantal digitale invoervelden lijkt eenvoudig. De echte uitdaging begint wanneer de ingevulde gegevens later ook door andere applicaties moeten worden gelezen, verwerkt of gedeeld.
Wanneer ieder formulier andere termen, velden of structuren gebruikt, ontstaat alsnog handmatig werk. Gegevens moeten opnieuw worden ingevoerd, systemen interpreteren informatie verschillend en waardevolle data blijft opgesloten in losse documenten.
Daarom draait de Formulieren-app niet alleen om digitaal invullen. De applicatie helpt om gegevens vanaf het eerste moment gestructureerd en eenduidig vast te leggen.
Vragen over Formulieren-App👇🏼
De Formulieren-app is een digitale omgeving waarin installateurs gegevens gestructureerd vastleggen via een daarvoor ingericht formulier. De focus ligt niet alleen op invullen, maar vooral op het direct bruikbaar maken van data voor andere systemen en ketenpartners.
Zonder standaardisatie interpreteren systemen dezelfde gegevens vaak verschillend.
Door afspraken over structuur en betekenis worden gegevens herbruikbaar, uitwisselbaar en geschikt voor ketensamenwerking.
De Formulieren-app is geen 'onderdeel' van het DSGO, maar kan wel data leveren die volgens DSGO- en digiGO-afspraken wordt uitgewisseld. Het fungeert als praktisch bronsysteem binnen die keten.
Van PDF tot API: de techniek achter de formulieren
Techniek Nederland stelt voor de installatiesector formele formulieren op, zoals opleverformulieren en onderhoudsrapportages. Die formulieren kregen aanvankelijk de vorm van een PDF, en later van een invulbare PDF.
Dat werkte, tot op zekere hoogte. ERP-systemen zoals Syntess namen de PDF als uitgangspunt en bouwden er eigen, losstaande oplossingen omheen. Elke leverancier interpreteerde het formulier op zijn eigen manier, en een aanpassing aan het origineel bereikte die systemen niet vanzelf.
Een aantal jaar geleden zette Techniek Nederland een andere stap: de formulieren werden omgezet naar een nieuw formaat. Techniek Nederland ontsluit de formulieren nu als JSON, een formaat dat direct door software te lezen is en automatisch om te zetten is naar een werkend formulier.
ERP-pakketten vragen deze formulieren tegenwoordig op via een API. Ze hoeven de PDF niet langer handmatig te vertalen naar hun eigen systeem en werken daardoor altijd met de laatste versie.
Techniek Nederland heeft daarnaast zelf de Formulieren-app, waarmee leden de formulieren kunnen inzien en invullen. Een ingevuld formulier zet de app, op basis van diezelfde JSON, om naar een PDF-rapport.
Digitale formulieren die aansluiten op het werk van installateurs
De Formulieren-app is een van de toepassingen die op dit formaat is gebouwd. Gebruikers vullen er formulieren in die specifiek zijn ontwikkeld voor werkzaamheden in de installatiesector, en kunnen eerder vastgelegde informatie hergebruiken.
Omdat de formulierdefinities losstaan van één applicatie, kunnen ook andere softwareleveranciers dezelfde JSON-structuur inlezen. Registratie wordt daardoor geen los administratief eindproduct, maar een bruikbare bron van informatie voor de hele keten.
Hoe verhoudt de Formulieren-app zich tot digiGO?
De Formulieren-app is een toepassing van Techniek Nederland en niet zelf het DSGO. De applicatie kan wel dienen als praktisch bronsysteem voor gegevens die volgens sectorbrede standaarden en DSGO-afspraken worden gedeeld.
Dat onderscheid is belangrijk. digiGO en het DSGO bieden afspraken voor betrouwbare digitale samenwerking.
De Formulieren-app zorgt ervoor dat deze afspraken daadwerkelijk kunnen landen in het dagelijkse werk van installateurs.
Lees meer over ons partnerschap met digiGO
→ Of neem contact op voor jouw vraagstuk
Wat levert dit op?
Installateurs hoeven gegevens minder vaak opnieuw in te voeren.
✓ Installateurs hoeven gegevens minder vaak opnieuw in te voeren
✓ Formulieren worden makkelijker hergebruikt
✓ Dossiers worden consistenter opgebouwd
✓ Informatie kan beter worden gedeeld met andere betrokken partijen
✓ ERP's werken altijd met de actuele versie van een formulier, zonder handmatig werk
Voor de sector ontstaat een fundament waarop nieuwe datadiensten en koppelingen kunnen worden ontwikkeld.
Meer projecten binnen het digiGO-stelsel
De bijdrage van Fluxility
Fluxility bouwt en onderhoudt de technische omgeving achter de Formulieren-app. Daarbij vertalen we processen, regels en informatiebehoeften naar definities die software eenduidig kan verwerken.
Onze rol bestaat onder andere uit:
- het technisch ontwikkelen en uitbreiden van de applicatie;
- het opzetten en verbeteren van formulierdefinities;
- het vertalen van brancheafspraken naar datastructuren;
- het koppelen van formulieren aan andere systemen;
- het toetsen van nieuwe toepassingen met werkelijke data;
- het ondersteunen van nieuwe formulieren voor installatie- en onderhoudsgegevens.
Door de definities los van één applicatie op te zetten, kunnen ook andere softwareleveranciers dezelfde structuur inlezen en toepassen. De inhoud van een formulier blijft daardoor niet beperkt tot de Formulieren-app zelf.
Daarom kijken we bij Fluxility altijd naar drie lagen:
Welke data wordt gedeeld? Wie is eigenaar? Wie mag wat doen? Welke uitzonderingen zijn er? En welke afspraken moeten juridisch of organisatorisch goed worden vastgelegd?
Welke API’s, standaarden, authenticatiemiddelen en datamodellen zijn nodig? Hoe sluit de oplossing aan op bestaande systemen? En hoe zorgen we dat de software onderhoudbaar blijft?
Hoe gebruiken organisaties de oplossing straks echt? Welke stappen moeten logisch aanvoelen? Waar kan automatisering helpen? En waar is juist extra controle nodig?
Van complexe regels naar een werkbare applicatie
Werk jij aan digitale formulieren, registers of processen waarbij informatie later met andere organisaties moet worden gedeeld?
Leg je datavraagstuk aan ons voor
Je hoeft nog geen volledig uitgewerkt technisch plan te hebben. We brengen eerst de gebruikers, gegevens, standaarden en koppelingen in kaart.
Plan een vrijblijvende kennismaking met Dennis of Wouter.
Ik wil graag een afspraak maken
→ Of eerst al onze digiGO-projecten bekijken
Senior developer & Partner
Wouter Klein Heerenbrink
"Goede software begint bij een stevige basis. Jij wilt iets dat werkt, vandaag én over een paar jaar.
Geen ducttape oplossingen, maar een solide architectuur waarop je kunt bouwen."
Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? We luisteren naar je vraagstuk en denken actief met je mee over de beste aanpak. Bel ons op 079 889 4151 of vul het formulier in. We nemen snel contact met je op.
Plan een kennismaking
Contactverzoek
Geen verplichtingen, alleen een eerste inschatting van je vraagstuk.