Access Technology Group
In opdracht van een bekend hygiënisch adviesbureau, gevestigd in de VS, zocht Access Technology Group (ATG) naar een oplossing om van papieren rapporten over te stappen naar een digitale manier. Het bedrijf voert testen uit in opdracht van klanten, zowel o.a. schietbanen en in laboratoria. Ze zijn gespecialiseerd in Industrial Hygiene Monitoring en stellen gedetailleerde rapportages op van hun bevindingen.
Benieuwd hoe wij dat gedaan hebben? Lees hieronder de casus!
Over ATG
Access Technology Group (ATG) is een innovatief Nederlands bedrijf dat in 2002 begon met draadloze infrastructuren en veiligheidsoplossingen. Ze bieden ook ICT-diensten aan sinds 2005. Hun specialisatie ligt nu in mobiele oplossingen voor veilige en efficiënte onderhoudsbeurten in zware industrieën, met de lancering van VISICS in 2007. Het bedrijf richt zich steeds meer op deze specifieke industriële toepassing, waarbij ze state-of-the-art observatie-, registratie- en communicatietechnieken bieden.
De probleemstelling
Voorheen werden alle onderzoeken en rapporten op papier gedaan, wat als verouderd wordt beschouwd. Dit leidt tot verschillende problemen, zoals het missen van filters, handmatige verwerking van gegevens en het risico op menselijke fouten, vooral bij het lezen van handschriften.
ATG hun keuze voor Fluxility kwam door positieve ervaringen met ons als bedrijf en de hoge kwaliteit die bij eerdere projecten werd geleverd. Ditmaal kwamen ze bij Fluxility terecht om de digitalisering van hun onderzoeksrapporten te realiseren.
Quote
“Fluxility dacht echt met ons mee. Gedurende het proces kwamen we er samen achter dat onze wensen veranderen. Fluxility heeft hierin flexibel gehandeld.”
Omdat wij als Fluxility niet alleen uitvoeren, maar daadwerkelijk meedenken binnen onze projecten, waren we een goede match. Na het verkrijgen van de opdracht is de ontwikkeling doorgegaan.
De oplossing
Om efficiënter te werken en problemen op te lossen, heeft Fluxility een webapplicatie ontwikkeld om de onderzoeken en rapportage te digitaliseren. Hiervoor zijn workflows uitgedacht die het mogelijk maken dit te realiseren.
De focus van de rapporten ligt op het testen van giftige stoffen en geluidsniveaus. Met de nieuwe webapplicatie kunnen de onderzoeksgegevens nauwkeuriger worden vastgelegd en gerapporteerd, waardoor de efficiëntie wordt verhoogd en de kans op fouten wordt verminderd.
We hebben een webapplicatie met een dashboard per project ontwikkeld om het proces van het nemen van monsters te digitaliseren. Hierdoor zijn de papieren versies van de rapporten nu gedigitaliseerd, wat het proces aanzienlijk efficiënter maakt, doordat informatie slechts één keer hoeft te worden ingevuld.
Daarnaast stelt de digitalisering hen in de toekomst in staat om statistieken bij te houden, omdat alle gegevens nu in een centrale database worden opgeslagen.
De eerste stappen
In 2023 werden er development sprints uitgevoerd voor het Accounts Management Systeem, met de focus op accountbeheer en op 1 december werd de webapplicatie opgeleverd.
Gedurende het project werden de onontdekte behoeften van ATG steeds duidelijker. Er waren last-minute aanpassingen nodig, maar waren zeer flexibel om aan deze nieuwe wensen te voldoen. Het project werd steeds gedetailleerder, terwijl het veel eenvoudiger begon. Hoe meer vragen er werden gesteld door ons, hoe duidelijker het werd wat er precies moest gebeuren om dit project te realiseren.
De uitvoering
Drie weken voor de deadline onderging het project ingrijpende veranderingen, waardoor de aanpak plotseling anders werd en onze denkwijze veranderde. In eerste instantie lag de focus op het verzamelen van monsters, maar later verschoof de focus meer naar de blootstelling van een persoon aan giftige stoffen of geluid, wat resulteerde in een verandering van het datamodel.
In samenwerking met ATG ontdekten we dat het simpelweg repliceren van de formulieren in een webapplicatie niet voldoende was. Waar wee begonnen met het digitaliseren van de formulieren naar een webapplicatie, werd al snel duidelijk dat er meer nodig was om aan de behoeften van ATG te voldoen.
Fluxility is gedurende het hele proces nauw betrokken geweest en we hebben dan ook meegedacht over het fundament van de webapplicatie. Momenteel ligt de focus op het bouwen van het dashboard, waarbij onder andere personen en ruimtes kunnen worden toegevoegd en aan samples kunnen worden gekoppeld
Het resultaat
In 2024 is er een accountsysteem geïmplementeerd, waardoor verschillende personen aan één account kunnen worden gekoppeld en klanten kunnen worden uitgenodigd voor een klantaccount.
Het identiteitsbeheersysteem speelt hierbij een belangrijke rol. Nu het systeem daadwerkelijk wordt gebruikt, komen er ook bugs aan het licht (zogeheten zwaktes in de software). Daarnaast moeten mensen ervan worden overtuigd om de webapplicatie te gaan gebruiken. Dit kan een uitdaging zijn, omdat mensen gewend zijn aan pen en papier en het nu strenger is, waarbij bepaalde velden verplicht moeten worden ingevuld om gegevens op te slaan.
Het meten en opstellen van een rapport kostte voorheen ongeveer € 1000,- per week per rapport door o.a. de arbeidsuren. Het proces is nu veel nauwkeuriger geworden, met een aanzienlijke hogere kwaliteit van de gegevens tot gevolg. Het proces verloopt ook aanzienlijk sneller, waardoor er efficiënter gewerkt kan worden. Als gevolg hiervan wordt er nu € 5000,- per week bespaard.